住吉美紀がパーソナリティをつとめるTOKYO FMの生ワイドラジオ番組「Blue Ocean」（毎週月曜～金曜 9:00～11:00）。毎週金曜日に放送しているコーナー「オトナのなんでも相談室」では、リスナーから届いたお悩みを、Blue Oceanリスナーのみんなで考えていきます。
4月７日（金）の放送は、「上手な引き継ぎの仕方」に関する相談を紹介しました。

※写真はイメージです

＜リスナーの相談＞
3年ほど担当していた業務から離れることになり、ほかの人へ業務を引き継ぐことになりました。

長く業務を担当していたがゆえに、伝えたいことが多かったり、我流になってしまったりしている部分があり、どのように引き継ぎをおこなえば上手に引き継げるのか悩んでいます。上手に引き継ぐ方法や、引き継がれる側が「こんな引き継ぎは困った」という経験談があれば教えてください。（東京都 30代後半 男性 会社員）

＊ 　

住吉が実践している引き継ぎ方法は、項目を書き出すこと。「それを確認しながら一緒に引き継ぎ作業をして、上から説明していく。そうすれば抜け落ちがないです。なので、私の場合、まずは引継ぎリストのメモを作ります」とアドバイスを送りました。

パーソナリティの住吉美紀

――今回の相談に対して、番組にはリスナーからたくさんのアドバイスが届きました。この記事では、その一部のメッセージを紹介します。

◆周りに質問しやすい環境を作っておく
職種や業態、業務内容にもよると思いますが、引き継がれるときに助かったことがあります。
まずは、最低限のフローだけを教えてもらい、必要に応じて自分でメモをとりながら覚えました。教えすぎず、自分で身につけていくやり方で、すごく助かりました。

あとは、前任者と一緒に挨拶回りをするときに、前任者が取引先や社内メンバーに対して｢（新しい担当者が）いろいろ聞いてくると思うので、嫌がらずに教えてあげてください｣と言ってくれたことです。（東京都 30代後半 男性 自営業）

◆「業務の地図」を作ってみる
住吉さんがアドバイスしていた「書き出す」に加えて「図式化する」ができると良いと思います。長く担当した仕事の場合、リストアップした項目一つひとつを細かく説明したくなりますが、引き継がれる方は新しいことだらけでパンクしてしまいます。

なので、各項目を完結に説明したうえで、それぞれがどう関係しているのか全体が見渡せる“業務の地図”を示してあげれば、迷子にならずに慣れていけるのではないでしょうか。あとは「ここで迷ったら、この人に聞く」などの道標もあれば、さらに親切です。（神奈川県 50代後半 女性 専業主婦）

◆データ置き場はわかりやすく
引き継ぎ業務で意外と見落とされがちなのは、データの保管方法です。パソコンを使う業務の場合、データの保管場所が散らかっていると、あとから過去のデータを参照したいときに非常に苦労します。

例えば「最終版のデータはどれ？」「去年の分はあるのに、一昨年のデータがない……」などと、ならないように、きちんと年度ごとにフォルダ分けをする。さらに、仕事の内容ごとにまとめておいていただけると、後任としてはとてもありがたいです。

個人的にはフォルダ名の頭に「01」「02」……などナンバリングまでされて、順番通りに並んでいると「仕事ができる人！」と思います。（東京都 30代前半 女性 会社員）

◆口頭のほうが伝わりやすい場合もある
引き継がせた側の後悔として、メモだけでなく口頭でも引き継ぎができたらと思っています。

私はメモで引き継ぎをしたのですが、細かいニュアンスが伝わりづらく、受け継いだ側もやりづらかったかと思われます。丁寧な引き継ぎをするためにも口頭は必要かと思います。（東京都 30代前半 女性 パート/アルバイト）

＜番組概要＞
番組名：Blue Ocean
放送日時：毎週月曜～金曜9:00～11:00
パーソナリティ：住吉美紀
番組Webサイト：http://www.tfm.co.jp/bo/